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職場智庫 | 這些Word技巧,讓我相見恨晚

時(shí)間:2019-08-05 19:29 來源:領(lǐng)教職場

如果讓我用一句話總結(jié)工作高效的秘密的話,我會(huì)告訴你:盡可能的省略機(jī)械、重復(fù)的工作內(nèi)容,將時(shí)間賦能在創(chuàng)造性的事務(wù)上。在日常的工作中,Word軟件中就隱藏著這些為我們省時(shí)省心的寶藏,今天,我就分享幾招給大家吧!

1.用Word批量打印獎(jiǎng)狀、證書、邀請函

我們行政的同事平常最頭痛的事,就是每個(gè)月,每季度的各種工作會(huì)議和頒獎(jiǎng)典禮,、

各種獎(jiǎng)狀、邀請函、席位卡,一打就是幾十份,上百份。

后來,我?guī)退麄兿氲揭粋€(gè)偷懶的好辦法——合并文件。

用這個(gè)功能,只需要事先做好一個(gè)模板,然后把獲獎(jiǎng)人員的信息表準(zhǔn)備好,按下打印鍵,就坐等獎(jiǎng)狀打印出來,so easy。


操作方法如下:

(1)所有相同的內(nèi)容,做一份Word模板

(2)所有不同的內(nèi)容,做一份Excel信息表

(3)將Excel中的列標(biāo)題,以域的形式插入到Word模板中設(shè)置完,馬上就可以預(yù)覽到每一份獎(jiǎng)狀最終效果,一鍵發(fā)送到打印機(jī),就可以一次性打印出成百上千份,有多少打印多少,只需一次操作。

而且下一次要用,完全不用修改模板,直接修改Excel表里的人員信息就可以了。

美滋滋。

這一招還可以用來打印工資條、證書、胸卡、席位牌、信封、請束等等等……

媽媽再也不擔(dān)心我苦哈哈的做重復(fù)的工作了。

2.字體行間距太大怎么破?

用微軟雅黑字體的時(shí)候,行間距調(diào)到最小倍數(shù),依然隔得遠(yuǎn),用過的都懂……

其實(shí)在段落設(shè)置的小窗里,取消一個(gè)選項(xiàng)就立馬變緊湊:

具體操作如下:

  1. Ctrl+A全選文檔

  2. 段落右下角箭頭→【縮進(jìn)和間距】標(biāo)簽頁→取消勾選【如果定義了文檔網(wǎng)絡(luò),則對齊到網(wǎng)格】。


3.結(jié)合Word,讓Excel文本排版有妙招!

Excel 擅長數(shù)據(jù)處理,但少俠們總被領(lǐng)導(dǎo)和客戶要求在Excel輸入N多文字,但Excel中的文本又不好做排版。這樣的話,閱讀效果就很難看了,領(lǐng)導(dǎo)看了,免不了挨批。

問題也好解決,兩步走:

1.先在Word排版文本

2.然后將復(fù)制好的文本復(fù)制進(jìn)Excel

這樣,文本排版不會(huì)發(fā)生改變。


4.不滾鼠標(biāo),如何快速翻到第200頁?

有一天,老板突然跟我說:“第200頁有個(gè)錯(cuò)誤,你改一下,然后發(fā)郵件給我!"

天吶,大哥,你怕不是想玩我,還是嫌我鼠標(biāo)滾輪命長了,一下拉到200頁,手指都要抽筋了,好伐。

你說這事怎么辦,莫慌??!office其實(shí)你幫我想好了保命高招。


三步搞定:

  1. 點(diǎn)擊圖中所示右上方的查找鍵。

  2. 在下滑的菜單中點(diǎn)擊“轉(zhuǎn)到”。

  3. 接下來,選擇你需要跳轉(zhuǎn)的單位,點(diǎn)擊“定位”即可。

5.用Word幫你兩步壓縮圖片 

有的時(shí)候上傳一些照片,對圖片大小是有要求的~

很多人的第一反應(yīng)是找神器或PS其實(shí)Word就可以搞定這個(gè)事情!

操作很簡單:

1.把圖片放到Word。

2.選中圖片,鼠標(biāo)右鍵點(diǎn)擊【另存為圖片】。

搞定,讓我們來看看壓縮后的效果!

如何操作呢?


在Word頁面左上角,選擇【文件】一【選項(xiàng)】一【高級(jí)】一【圖片大小和質(zhì)量】

Tips:這一點(diǎn)也提醒我們,如果之后想從Word中提取圖片,要想圖片不壓縮,記得勾選【不壓縮文件中的圖像】~

6.word表格中,如何插入表頭

我們經(jīng)常回到這樣的情況,在word插入表格后,需要改動(dòng)和添加表頭,但是手動(dòng)修改,容易導(dǎo)致格式和排序混亂,怎么辦呢?

方法一:鼠標(biāo)單擊表格第1個(gè)單元格,然后按Enter鍵。


方法二:直接拖。鼠標(biāo)移動(dòng)到表格左上角時(shí),會(huì)出現(xiàn)一個(gè)四向箭頭,單擊它,直接把表格往下拖~

今天的分享就到這里了,還是那句話,優(yōu)秀來源于一萬次精準(zhǔn)的重復(fù),希望大家能夠多多練習(xí)今天的技巧,以便于更好更快的運(yùn)用在我們的工作效率提升之上。